事務職への転職を考えている人のなかには、その難しさを実感しているかもしれない。「事務職ならだれでもできるでしょ？」「事務職なら未経験でも大丈夫だろう」と考えてはいないだろうか。
たしかに事務職は、どの業種でも求められるスキルを身につけておくだけで十分なことがある。しかし、どの業種よりもより正確でスピーディーに業務を遂行しなければならない。企業が求めるスキルをアピールできなければ、転職は難しく感じるだろう。
この記事では、事務職の主な仕事や求められるスキル、未経験で正社員を目指すためのコツや資格について解説する。
事務職は難しい？事務の主な仕事
事務職は、一般的に書類の整理やデータ入力、電話対応など幅広い業務を担う業種である。単純作業で簡単そうに思えるかもしれないが、書類の整理ひとつとっても経験者は正確で素早く作業する。データ入力では、スピードだけでなく、タイプミスを減らさなければならない。
また事務といっても業界・業種によって業務内容に違いがあり、一般事務だけでなく、営業事務、経理事務、人事事務、医療事務などがある。
- 一般事務：書類の整理やデータ入力、電話・来客対応を行う。
- 営業事務：見積書や請求書の作成・発送、商品の管理などを行う。顧客との接点が多い職種である。
- 経理事務：帳簿の作成や伝票の仕分けなど、決算に必要な日々の資金の出入りを管理する。仕事内容によっては、簿記や税制などに関する知識やスキルが必要である。
- 人事事務：社員やアルバイトの管理業務を行う。採用や給与の管理・手続きなどがおもな仕事で、労務事務や総務事務とよばれることもある。
- 法務事務：契約書などの確認・管理を行う。法律関連の問い合わせや法の専門家との取次なども業務内容のひとつである。
- 医療事務：病院での受付をはじめ、会計やレセプト業務を行う。資格取得で知識やスキルアップにつながる。
事務ごとに簡単な業務内容をまとめたが、これだけみてもそれぞれで求められるスキルは異なることがわかる。ただ、共通点もある。次のような項目は、事務職で求められるのが一般的だ。
上司や同僚との意思疎通がスムーズにできる
コミュニケーション能力は、どの業種でも求められることが多い。業務を正確で素早くこなすためには、相手との意思疎通は必須だ。不明な点を質問したり、業務のコツを教えてもらったりとコミュニケーションを通して身につけられるスキルはたくさんある。
業務を正確に、迅速にこなせる
事務職は特に、業務の正確性と迅速性が求められる。書類の不備やデータ入力の間違いで、顧客からの信頼を失ってしまうこともある。正確性や迅速性を可視化するのは難しいため、面接ではできる限り具体的な例を挙げてアピールしなければならない。
Word・Excelを使いこなせる
基本的なIT機器を使いこなせる必要がある。少なくとも、個人でもユーザーが多いWordやExcelは指導されなくても使えるようにしておきたい。
未経験だからこそ、事務で生かせる資格をとる
事務職は、未経験者であってもその職に就けるチャンスがある。しかし、できれば資格を取得し、自分の能力やスキルを客観的にアピールできる根拠がほしい。
前章で、事務職の種類ごとの内容や求められるスキルについて解説した。未経験者は職歴でアピールできないため、これらのスキルに関連した資格を取ることで、採用される可能性を少しでも上げたい。
事務職への転職でアピールできるおもな資格
| 試験日 | 受験資格 | 受験料(一般) | |
|---|---|---|---|
| MOS | ①毎月１～２回 ②ほぼ毎日 | 特になし | 1科目10,780円～ |
| 秘書検定 | ①年３回 ②ほぼ毎日 | 特になし | 3級：2,800円 2級：4,100円 準1級：5,300円 1級：6,500円 |
| ビジネス文書検定 | ①年２回 ② － | 特になし | 3級：2,800円 2級：4,100円 1級：5,800円 |
| ビジネス実務マナー検定 | ①年２回 ② － | 特になし | 3級：2,800円 2級：4,100円 1級：6,500円 |
秘書検定、ビジネス文書検定、ビジネス実務マナー検定はいずれも公益財団法人実務技能検定協会が実施している。できれば２級以上を取得してスキルをアピールしたい。未経験なら準１級・１級を目指そう。
事務職で正社員を目指すためのコツ
事務職で正社員を目指すなら、資格やスキル取得が王道だ。企業が求めるスキルを身につけることが、採用への一番の近道といえる。ただ、それでもなかなか採用されなかったり、資格を身につける時間をとれなかったりと環境が整わない人も多いかもしれない。
ここまで紹介した資格やスキル以外で、正社員として採用されるためのコツをまとめる。
アルバイト・パート、派遣社員から正社員登用を目指す
事務職に求められるスキルが不足している場合や自信がない場合で、なかなか転職先が見つからないなら、アルバイト・パート、派遣社員から正社員に登用されるルートで目指す。アルバイト・パート、派遣社員などなら、一般的には採用基準は下がるため、仕事に就きやすくなる。
また、万一正社員になれない可能性も踏まえ、経験やスキルを積み上げることを意識して働く。給与を受け取りながら、スキルを身につけられるので一石二鳥だ。働きながら、秘書検定などの資格取得を目指すとなおよい。
募集要項をよく読み、面接対策をする
募集要項には、仕事内容の概要が記載されている。多くの募集要項をよく読み、事務の種類別にどのような特徴があるかまとめる。たとえば、一般事務であれば仕事内容には「お客さまへの入会案内」「契約内容の確認」、対象者には「基本的なPC操作ができればOK」「未経験者歓迎」「女性活躍中」などと記載されているだろう。
電話対応が業務のメインなら、どのような点を心がけてお客さまと接するかなど、実際に働いていることをイメージしながら、できるだけ具体的な内容で答えられるようにする。ネットで検索して、体験談などを参考にすればいいだろう。
面接の内容を記録し、次に生かす
複数社と面接する予定なら、面接で聞かれたこと、気づいたことなどをメモしておく。面接を重ねるほど経験値が蓄積されるため、採用されなかったとしても、次に生かせる。オリジナルの「虎の巻」を作成しよう。
金融機関の事務職への転職を希望するならエージェントを利用しよう
IFA転職は、金融機関への転職に特化した求人サイトである。金融機関の事務職への転職を希望しているなら、一度、相談してみよう。転職エージェントが好条件の非公開求人を紹介したり、転職へのアドバイスをしたりしてサポートしてくれる。
未経験で転職する場合は特に、上手くいかなくて焦るかもしれない。しかし、失敗した経験を次に生かせるようにすれば、転職できる機会は訪れるだろう。
