仕事を辞めたり転職したりするときには、数多くの書類が必要になる。これらを用意しておかないと、年末調整の時期に大変な思いをすることになったり、失業手当の給付申請を迅速に行えなかったりする。
仕事を辞めようと考えていたり転職をする予定があったりする場合は、この「必要な書類」をきちんと揃えられるように事前に確認をしておかなければならない。
仕事を辞めるときに必要になる書類
前の仕事を辞めて転職をするまでに必要な書類は数多くある。まずは「仕事を辞めるときに必要になる書類」から見ていこう。
離職票と退職証明書
「離職票」とは、その名前の通り、前職から離れたことを証明するための書類である。この書類がなければ、失業手当を受け取ることができない。言い方を変えれば、「辞職後間を置かずに転職先に入る」というケースの場合は必要のない書類である。
ただしその場合であっても、離職票の提出を求める会社もあるので、取得しておいた方が安心だろう。
退職証明書は、離職票と似た性質を持つものであり、これもまた「会社を辞めたこと」を証明する書類に分類される。しかし離職票が公的な性質を持つものであるのに対して、退職証明書は私的な性格が強いものだ。
これは「この人物は確かにうちの会社を辞めましたよ」と証明するために会社が出すもので、多くの場合即日発行される。ただし退職証明書の発行は任意であるため、会社側から渡されない場合は自分から請求することが必要である。
年金手帳（会社に預けている場合）
年金手帳の保管を会社側にお願いしている場合は、これの返還を求めなければならない。なぜなら次の会社で厚生年金をかける場合に必須となるものだからである。
ただし、年金手帳を自分で管理している場合は、当然返還を要求する必要はない。
雇用保険被保険者証
失業手当を受けるために必要なものとして「離職票」を挙げたが、「雇用保険被保険者証」もまた失業手当の受給に必要なものである。これは、「この人は確かに雇用保険に入っていますよ」と証明するための書類だ。なお、この雇用保険被保険者証は失業手当の受給のために使われる書類であるが、転職する場合は転職先に提出しなければならない書類でもある、
正社員はもちろん、雇用条件によってはアルバイト・パートでも雇用保険に加入している。そのため、会社が雇用保険被保険者証を保管している場合はこれの返還も要求しなければならない。
源泉徴収票
会社に勤めている場合、所得税は毎月の給料から引かれて納められている。ただしこのときに引かれているのは、「おそらくこれくらいであろう」という概算の数値だ。この概算の数値と、正確な数字を引き合わせて、不足分があれば追加の納税を、過剰に納められていたのであれば還付を行うのが、「年末調整」である。
新しい会社でこの年末調整を行ってもらう場合は、源泉徴収票の提出が求められる。なお源泉徴収票は、「退職した瞬間」にもらえるものではないと考えておくとよい。
1か月以内には交付されるはずなので、それまでは待つようにしよう。なお、1か月を過ぎても交付されない場合は、前職の会社に問い合わせをしなければならない。
転職活動をしているときに必要な書類
ここからは、転職活動をしているときに必要な書類について見ていこう。
履歴書
一般的な転職においては、「履歴書」が必要になる。住所や氏名、学歴、資格、志望動機などを記したものだ。
ただし履歴書には「これを記載しなければならない」という明確な法律の決まりはない。そのため、書式などは物によって多少異なることがある。
職務経歴書
職務経歴書とは、今までしてきた業務経験や持っている資格及びスキルを記す書類である。履歴書と似た性質を持っているが、履歴書以上に「職業」「職種」「どのような活躍が見込めるか」を強く問うものだ。
なお履歴書はほとんどの会社で必要となるが、職務経歴書は必要としない会社も多く見られる。
ケースによっては、資格取得の証明ができる書類
転職先や所持資格によっては、資格を取得したことを証明する書類が必要になることもある。「当該資格を持っていることが、その仕事に就くための条件である」という場合は、特にこの資格取得証明書が求められるケースが多い。
なお紛失した場合は再発行が必要になる。
転職が決まった後に必要となる書類
転職活動が成功し、転職が決まった後に必要となる書類についても見ていこう。
年金手帳と源泉徴収票
前職を辞めるときに受け取った年金手帳と源泉徴収票を、今度は転職先の会社に提出することになる。
ただし年金手帳に関しては、「うちでは年金手帳の預かりはしません、個人で保管しておいてください」というスタイルをとっている会社であるならば、提出は不要である。なお年金手帳の提出を求められた場合はこれを拒むことはできないが、「預けっぱなしにしておいてくれ」という申し出は断ることができる。
ちなみに源泉徴収票は、出さなくても問題はない。自分で確定申告を行うのであれば、提出は不要だ。しかし特段の事情がない限りは会社に提出をし、年末調整をお任せしてしまうやり方が推奨される。
給与振込先届出
給与振込先届出とは、文字通り、給与を受け取るための振込先を記した書類のことである。
ちなみに会社側から「この銀行を使ってくれ」などの打診があるかもしれないが、「この銀行でないと振り込みをしない」などのように使用銀行を会社側が指定・強制するのは違法である。
なお給与振込先届出を提出した後に変更をすることも可能なので、事情があって変更を申し出たくなったのであれば、そのときに人事部などに連絡しよう。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は失業手当を受け取るときに必要になるものだが、新しい就職先を見付けた後でも大切に扱わなければならない。なぜならこの雇用保険被保険者証は、転職先にも提出しなければならないからである。
雇用保険被保険者証に書かれた雇用保険被保険者番号は、退職～転職後も引き継がれるものなのだ。
ここまで、退職～転職までに必要な書類について解説してきた。
しかしそれ以外にも、扶養家族がいる場合は扶養控除等申告書などの書類が必要になるし、場合によっては身元保証書などの提出が求められることもある。これらをすべて把握するのはなかなか大変なので、前職の会社や転職後の会社に聞きながらそろえていくとよいだろう。
一部の書類作成は人の手を借りられる
なおここまでさまざまな書類の性格と扱い方について述べてきたが、そのうちの一部は、人の手を借りて作ることができる。
履歴書や職務経歴書の作成を行う場合は、キャリアコンサルタントのアドバイスを受けることができるのだ。この方法は非常におすすめである。そうすることで、迅速に、しかも有益性の高い履歴書・職務経歴書を作成できるからだ。
